Считаете, что сделать переговорную – это просто? А вот и нет: бездумная покупка техники, неверная оценка помещения и даже неудобная мебель сделают из проекта мечты тыкву, которой сотрудники не будут пользоваться. Специально для вас мы отобрали 10 самых распространённых ошибок и расскажем, как избежать их с помощью услуг от компании NBCom Group.
NBCom Group — поставщик компьютерной и электронной техники, интегратор мультимедийных и инфраструктурных решений.
Ошибка №1. Большой срок от задумки до реализации
Когда вы делаете проект переговорной, то ориентируетесь на стоимость актуальность техники, указанные в спецификации. Чем больше проходит времени с момента утверждения бюджета, тем больше риски, что оборудование устареет, исчезнет с рынка, вырастут цены и прочее. В итоге придётся пересматривать пул работ, возможно, переплачивать за оборудование и перепроектирование. Поэтому затягивать строительство переговорной комнаты не стоит.
Ошибка №2. Отсутствие предрасчёта и проектирования
Понятный процесс обновления или создания с нуля переговорной комнаты – это разработка концепции, оценка бюджета, проектирование с уточнением бюджета.
Отказ от проектирования может обернуться невозможностью вывода переговорной в эксплуатацию из-за несовместимости оборудования.
Отсутствие предрасчёта часто влияет на неправильный выбор оборудования и ведёт к крупным перерасходам.
Важно!
Предрасчёт и проектирование — это основа для переговорных комнат. В их наличии заинтересован, прежде всего, заказчик, желающий избежать необоснованных трат и реализовать качественный проект.
Отказаться от предрасчёта и проектирования можно в тех случаях, когда вы решаете заменить/купить что-то простое: стулья, шторы, ковёр и тд.
Ошибка №3. Отсутствие акустической подготовки
За звук в переговорной отвечает не только техника, но и помещение. Поэтому перед выбором комнаты удостоверьтесь, что её архитектура и отделка позволяют проводить переговоры. Иначе всё грозится обернуться эхом, нечётким или тихим звуком, помехами.
Яркий пример помещения с не очень хорошими акустическими характеристиками – пространство из стекла. Распространённая проблема современных офисов, которая решается акустической подготовкой.
Рекомендации по подготовке
• Провести акустический расчёт
• Продумать использование шумопоглощающих материалов и изделий в переговорной
• Отказаться от звукоотражающих покрытий для пола. Лучшее решение – ковролин и натуральное дерево
• Для чистого звука следует установить звукопоглощающие панели на потолке и стенах, которые станут элементом дизайна
• Дополнительно для шумоподавления используйте люстры из войлокаподготовкой.
Ошибка №4. Неудобная мебель
Неочевидный пункт, но часто встречается. Речь не только про дешёвую, но и про премиальную мебель (ведь дорого и красиво не равно удобно). Кроме того, расстановка тоже влияет на комфорт.
Список популярных проблем
• Низкие столы и высокие стулья – пользователям приходится горбиться
• Скрипучие стулья, в которых пошевелиться лишний раз страшно
• Отсутствие спинки/неудобная спинка, из-за чего коллеги сидят как на иголках и не могут расслабиться
• Кресла из дешёвой искусственной кожи, к которым прилипаешь и не можешь встать
• Мебель, стоящая впритык, из-за чего в переговорную трудно пройти
• И это только малая часть проблем, связанных с мебелью. На самом деле их намного больше, чем вы думаете.
Ошибка №5. Неправильный температурный режим и освещение
При проектировании переговорных учитываются климатические нормы и нормы освещённости. Идеально – организовать их так, чтобы в процессе эксплуатации у пользователей была возможность подстроить температурный режим и яркость света индивидуально под себя.
Почему это важно?
Прежде всего – это про комфорт и здоровье сотрудников.
• Если вы не учитываете температуру, сотрудникам в переговорной будет жарко или холодно. Сидеть на совещании будет неудобно. В итоге такие переговорные мало пользуются спросом, потому что никто не захочет мёрзнуть или потеть.
• Если вы не учитываете освещение, то это нагрузка на глаза. Придётся щуриться, всматриваться, чтобы увидеть контент. На онлайн-совещаниях коллег будет плохо видно из-за темноты или пересвета.
Особое внимание уделите источникам естественного освещения, чтобы солнце не слепило в глаза или экран.
Ошибка №6. Плохое расположение камеры
Даже самое качественное оборудование для видеоконференцсвязи не сделает картинку красивой, когда установлено не в том месте: слишком высоко, низко, далеко и т.д.
Что может пойти не так
• В фокусе будет что угодно, кроме спикера. Его ноги, стол с органайзером, провода под столом, потолок. Собеседник увидит перед собой сначала интерьер, а потом человека.
• Если микрофон далеко установлен – спикера не будет слышно.
Ошибка №7. Хаотичный выбор оборудования
Так происходит, когда отсутствует проектирование и есть желание необдуманно купить новинку или технику подешевле, без учёта помещения и характеристик другого оборудования.
К чему это приводит?
• Несовместимость оборудования. Устройство будет лежать кирпичом, потому что не получится подключить.
• Оборудование не закроет задачи помещения. Условно, вы купите камеру и микрофоны для переговорной на 7 человек, а пользоваться будут 20. Качество связи пострадает.
• Переплата. Купите техники больше, чем нужно. Или приобретёте то, что не нужно под ваши задачи и будет просто пылиться.
Ошибка №8. Сложное в эксплуатации оборудование
Такая проблема возникает, когда нет коммуникации с заказчиком и пользователями помещения, соответственно, нет представления о потребностях и навыках этих людей. В итоге сотрудники не понимают, как пользоваться оборудованием.
И тогда все усилия по проектированию напрасны. Так как человек откажется от сложной видеоконференцсвязи и будет подключаться с понятного ноутбука. Или того хуже – с телефона.
Важно!
• Узнавать о потребностях сотрудников и делать переговорную под эти нужды.
• Думать об адаптации, обучении, если покупаете сложную технику.
Ошибка №9. Нет понимания «для чего»
Заказчик должен понимать, какие устройства ему нужны, для чёткого формулирования технического задания. Либо знать, какой функционал необходим, чтобы специалисты подобрали оборудование. Иначе получаются два сценария: «всё сразу» и «не хватает».
• «Всё сразу» уместить в одну переговорную комнату – это нерационально и, порой, совсем бесполезно. Подобные помещения могут отпугивать пользователей своей чрезмерностью.
• И наоборот «не хватает». Бывает так, что какой-то функционал не учли, потому что сотрудники не проводили совещания и не понимают, что им пригодится.
Выход избежать недопониманий
Взять похожее помещение и несколько раз провести встречи «на коленке», с ноутбука. Заметить, что нужно и важно иметь под рукой.
• Делаете часто заметки? Нужен флипчарт, интерактивная панель или удобный стол.
• Часто созваниваетесь в большом составе – ВКС с хорошей камерой и широким углом обзора.
• Демонстрируете контент – дублирующий экран.
Ошибка №10. Переоценка своих возможностей
«Сделать переговорную – это же легко. Я точно сам могу сделать ремонт, купить технику и всё установить».
Так заблуждаются многие клиенты. На деле же сделать переговорную с хорошим светом, звуком, качеством изображения, простую и понятную в использовании – непросто. Нужно разбираться в проектировании, оборудовании и коммутации, ПО, монтаже и пусконаладке, не забывать о потребностях коллег – это сложная работа, требующая компетенций, времени и усилий.
Самостоятельно и быстро сделать хорошую переговорную практически невозможно. Поэтому лучше обратиться в NBCom Group и получить переговорную мечты под ключ. Вам достаточно только оставить заявку и обсудить свои пожелания, бюджет, задачи переговорной с менеджером.
Преимущества проектирования переговорных в NBCom Group
✅ Аудит офиса. Ваше помещение для переговорной будет оценивать инженер, что исключает ошибки при проектировании, подборе оборудования и монтаже.
✅Подбор спецификации. Вы получите то оборудование, которое решит ваши задачи и прослужит долго. Не придётся переплачивать за ненужный функционал или докупать что-то потом, потому что «не хватило».
✅Предоставление оборудования в демо. Сомневаетесь в оборудовании? Попросите его в демо и протестируйте у себя в компании перед покупкой, чтобы быть уверенным в том, что покупаете.
✅Монтаж и пусконаладочные работы. Вам не нужно самостоятельно вешать кронштейны, настраивать звук и видео, проводить коммутацию. Специалисты NBCom Group за вас разберутся с этим.
✅Обучение. При необходимости наши сотрудники проведут обучение для ваших коллег, чтобы пользование переговорной прошло гладко.
Переходите на сайт NBCom Group и оставляйте заявку.
Так вы сможете сделать переговорную комнату без ошибок, а еще сэкономить кучу времени, нервов и денег. Всю рутину на себя возьмут специалисты NBCom Group.