Когда мы говорим о диджитализации офиса, прежде всего думаем о выгоде для компании. Например, как новые технологии могут оптимизировать бизнес-процессы, сократить расходы. Но как выбрать, что действительно стоит внедрять? О трендах диджитализации 2022 года и полезных технологиях для офиса рассказали в статье.
Тренд №1. Аналоги привычным бумажным предметам
На замену бумажным флипчартам приходят электронные флипы и интерактивные дисплеи с технологией защиты глаз (смотреть на экран можно 8 часов без усталости). Их стали чаще использовать вместо распечаток для демонстрации проектов, графиков.
Интерактивный дисплей Samsung Flip
Мобильные планшеты проникают во все сферы бизнеса: финансы, ретейл, логистика. В основном, благодаря удобству и простоте в работе.
Курьеры обходят за день множество адресов. Если документы бумажные, в спешке их могут не успеть заполнить или потерять. А планшет исключает риск человеческого фактора, все данные клиентов и их адресов под рукой. Расписаться за получение можно стилусом, и данные сразу попадут в систему.
Защищённый планшет для бизнеса Samsung Tab Active
На планшеты можно установить специальное ПО для удаленного администрирования и отслеживания, чтобы не переживать за безопасность данных.
Популярностью пользуются электронные записные книжки на основе электронных чернил. В отличие от ежедневника их можно использовать повторно. Из плюсов – маленькие, лёгкие, не мерцают, безвредны для глаз.
Планшет-блокнот Sony Digital Paper
Вырос спрос на безбумажные конференц-системы. Они используются для голосования, могут заменить настольные таблички с ФИО и должностью участников мероприятия.
Тренд №2. Бронирование рабочих мест, гибридный график и hot-desking
Гибридный график
Подразумевает, что сотрудники могут работать удаленно и в офисе по графику, согласованному с руководством компании. Например, из дома по вторникам и четвергам, в остальные дни – в офисе.
Hot-desking
Означает, что сотрудники не имеют фиксированных рабочих мест и могут занять любое свободное. Чем-то напоминает коворкинг.
Бронирование рабочих мест
Появилось, чтобы сотрудники могли заранее выбрать и забронировать себе место в формате hot-desking (или при гибридном графике) с помощью сервисов бронирования, чтобы не оказаться в ситуации, когда придется работать стоя.
Система бронирования рабочих мест и переговорных Simple Office
По данным компании Simple Office (занимается разработкой систем бронирования), внедрение разных форматов работы и сервисов бронирования влияет на эффективность использования офисного пространства, так как позволяет точно понимать и прогнозировать загрузку.
Нередки случаи, когда в компании количество рабочих мест было укомплектовано согласно штатному расписанию, но по факту эксплуатировались только 50-60%. А это затраты не только на аренду площади, но и на обслуживание IT и бытовой инфраструктуры.
Тренд №3. Безопасность и умные офисы
Проверка посетителей по биометрии, датчики въезда парковку, контроля и реагирования на людей, качества воздуха, уровня освещения и температуры — эти тренды диджитализации офисных пространств начали внедряться российским бизнесом около трех лет назад.
«Умные» камеры контролируют ношение средств индивидуальной защиты в офисах, спецодежды на опасных производствах. И за нарушения автоматически выставляют штрафы или предписания. Кроме того, камеры позволяют работодателю контролировать соблюдение режима работы, что повышает дисциплину и самоорганизацию в коллективе.
Есть системы контроля посещаемости в школах. Они на каждом уроке сканирует состав учеников, собирают статистику за год и анализируют. Эти системы эффективны и для офисов: помогают отследить пунктуальность сотрудников, сколько часов человек провел за работой, а сколько у кофемашины, общаясь с коллегами. Установка мониторинга обеспечивает экономию трудовых ресурсов, контроль подчиненных, оптимизацию рабочих процессов.
Одним из современных трендов можно назвать «умные» системы кондиционирования: они анализируют влияние на людей количества СО2 и на основе этого увеличивают или уменьшают мощность вентиляции. Это не только про комфорт, но еще и про безопасность, здоровье и трудоспособность коллектива. В хорошо проветриваемом помещении меньше распространяются различные бактерии, сокращается число больничных.
Тренд №4. Виртуальный офис
Виртуальный офис — удалённый формат работы с единой для всех сотрудников облачной средой и сервисами. Подходит для компания без физических офисов, например, Тинькофф Банка.
Виртуальный офис сокращает расходы на оснащение рабочих мест и аренду офисного помещения. Его можно интегрировать в существующую инфраструктуру, например, перевести несколько отделов, которым не нужно постоянно присутствовать в офисе физически, на удаленный формат.
Преимущества виртуального офиса:
• возможность найма специалистов из других регионов без расходов на переезд и компенсацию аренды жилья;
• сокращение количества больничных;
• постепенный переход на цифровую бизнес-модель;
• повышение лояльности сотрудников за счет экономии на транспорте, питании и других тратах, связанных с работой в офисе.
Недостатки виртуального офиса:
• отсутствие фактического юридического адреса компании;
• для организаций с большим штатом сотрудников – сложный процесс развертывания.
Тренд №5. Корпоративное ТV
Корпоративное телевидение является средством массовой коммуникации с персоналом, полезной «пропаганды», например, здорового образа жизни или грамотного сбора отходов. Также это инструмент монетизации.
Например, сеть частных клиник с хорошей проходимостью может транслировать на своих дисплеях рекламу партнеров и зарабатывать.
Если у вас большая компания, можно таргетировать контент на разные экраны.
Чтобы сотрудники привыкли получать информацию посредством корпоративного ТВ, стоит разместить средства отображения в наиболее посещаемых местах: зона отдыха, столовая, ресепшн, а также начать с трансляции развлекательного контента, постепенно «разбавляя» его информационным и корпоративно-значимым.
Важно при реализации:
• нужно выбирать локации, где чаще всего собираются сотрудники и клиенты
• устройства должны быть качественными, не отсвечивать, обеспечивать оптимальный угол обзора;
• интересный, полезный контент.
Прогнозы дальнейшей диджитализации офисов
Цифровизация офисных пространств будет наращивать объемы: технологии развиваются, становятся доступнее по цене, проникают во все сферы жизни. Кроме того, офисные технологии пользуются спросом, так как решают проблемы бизнеса:
• сокращение издержек на оснащение офиса, коммунальные расходы, избыточный штат, канцелярские товары, рабочие места;
• создание уютного микроклимата в коллективе, взаимодействие с ним при помощи корпоративных средств связи, повышение лояльности сотрудников;
• обеспечение безопасности;
• создание положительного имиджа современного работодателя;
• сбор данных о поведении персонала, на базе которых можно скорректировать управление персоналом, его мотивацию.
Хотите внедрить в офис что-то из трендов
Купить новое полезное оборудование или заказать проект технологического помещения? Обратитесь в NBCom Group!
Поможем с подбором техники и проектом современного офиса.